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Erwägungsphase

Erwägungsphase – Fallstudie: Wie Odoo ein deutsches Produktionsunternehmen transformierte (Deutsch)

Untertitel: ERP-Optionen anhand eines Praxisbeispiels bewerten – die Reise eines mittelständischen Fertigungsbetriebs mit Ruetech und Odoo

Nachdem das Bewusstsein für den digitalen Handlungsbedarf geschärft ist, steht für jedes KMU als nächstes die Bewertung möglicher Lösungen an. In der Consideration-Phase vergleichen deutsche Entscheider wahrscheinlich verschiedene Ansätze: Ist ein umfassendes ERP wie Odoo der richtige Weg, oder bleibt man lieber bei bewährten Insellösungen und ergänzt punktuell? Wie würde eine Implementierung konkret ablaufen? Um solche Fragen greifbar zu machen, betrachten wir eine echte Fallstudie, in der die Ruetech GmbH einem Produktions-KMU in Deutschland mit Odoo zu neuem Schwung verholfen hat. Diese Geschichte zeigt die Herausforderungen, die Lösung und die erzielten Ergebnisse – und soll Ihnen helfen einzuschätzen, was bei der Bewertung eines ERP-Projekts auf Sie zukommen kann.

Hintergrund: Das Unternehmen und seine Ausgangslage

Unser Beispiel ist die Müller Maschinenbau GmbH (Name geändert), ein mittelständisches Fertigungsunternehmen in Baden-Württemberg. Müller Maschinenbau beschäftigt rund 100 Mitarbeiter und stellt spezialisierte mechanische Komponenten für die Automobil- und Luftfahrtbranche her. Bevor sich das Unternehmen an Ruetech wandte, kämpfte es mit einer Reihe typischer Probleme, die viele Produktions-KMU kennen:

  • Verteilte Systeme: Verschiedene Software für verschiedene Zwecke – Lagerverwaltung, Buchhaltung (DATEV) und zahlreiche Excel-Listen für Produktionsplanung und Kundenkontakte (CRM). Diese Systeme waren nicht integriert, was zu Dateninkonsistenzen führte. So versprach z.B. der Vertrieb Liefertermine, ohne zu wissen, dass die Produktion zu diesem Zeitpunkt bereits ausgelastet war – ein klassisches Kommunikationsproblem, wenn die “linke Hand” nicht weiß, was die “rechte” tut.
  • Manuelle Arbeit und Fehler: Produktionsaufträge wurden oft manuell aus Kundenbestellungen erstellt, Lagerbestände zum Monatsende per Hand nachgetragen. Das kostete nicht nur Zeit, sondern führte auch zu Fehlern. Nicht selten wurden Fehlteile erst entdeckt, wenn es zu spät war, weil der Lagerbestand nicht aktuell war.
  • Begrenzte Transparenz: Die Geschäftsleitung hatte keine Echtzeit-Sicht auf die Abläufe. Wollte ein Kunde den Auftragsstatus wissen, musste jemand auf den Werkstattboden gehen oder mehrere Kollegen befragen. Einen simplen Monatsbericht zu erstellen, dauerte oft Tage, da Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden mussten.
  • Wachstumsschmerzen: Über die Jahre war Müller Maschinenbau in Umsatz und Komplexität gewachsen. Geplant war etwa ein Online-Portal für Kunden, um Aufträge nachzuverfolgen, sowie die Einführung besserer Qualitätskontrollen. Doch mit der bestehenden Tool-Landschaft schienen solche Initiativen kaum umsetzbar. Der IT-Leiter – einer der wenigen Technikspezialisten im Betrieb – meinte, man sei am Limit: Mit den aktuellen Mitteln ließe sich das zukünftige Wachstum nicht unterstützen.


Diese Problempunkte ähneln den Erfahrungen vieler deutscher Produktions-KMU: operative Ineffizienzen, fehlende Integration und Schwierigkeiten, das Wachstum zu bewältigen. Die Führung von Müller Maschinenbau erkannte, dass ein “Weiter so” die Wettbewerbsfähigkeit gefährden würde. Man begab sich in die Consideration-Phase auf der Suche nach einer ERP-Lösung, die die Unternehmensprozesse vereinheitlichen kann. Nach Recherche verschiedener Optionen – u.a. SAP Business One und Microsoft Dynamics – fiel der Blick auf Odoo, das mit Flexibilität und Kostenvorteilen punktete. Schließlich nahm Müller Maschinenbau Kontakt mit Ruetech GmbH auf, um herauszufinden, wie Odoo ihre Bedürfnisse lösen könnte.

Der Ruetech-Ansatz: Analyse und Lösungsdesign

Ruetech startete mit einer umfassenden Voranalyse – ein Service, den wir allen Interessenten anbieten. Unser Team verbrachte Zeit vor Ort (und via Online-Workshops), um die Prozesse von Müller Maschinenbau im Detail aufzunehmen – vom Auftragseingang und der Produktionsplanung über den Einkauf bis zum Versand. Dieser Schritt ist entscheidend: Eine gründliche Anforderungsanalyse stellt sicher, dass die ERP-Implementierung passgenau auf die Abläufe des Kunden zugeschnitten ist. In den Gesprächen kristallisierten sich mehrere Kernanforderungen für das neue System heraus:

  • Die Lösung sollte integrierte Module für Verkauf, Lager, Fertigungsplanung (MRP), Einkauf und Buchhaltung haben, damit Daten nahtlos von einer Abteilung zur nächsten fließen.
  • Sie musste Echtzeit-Tracking der Produktion ermöglichen (um jederzeit den Status auf dem Shopfloor zu kennen).
  • Das ERP-System sollte deutsche Finanzregularien beherrschen (z.B. korrekte Rechnungsstellung, Steuern, GoBD-konforme Datenspeicherung).
  • Eine benutzerfreundliche Oberfläche war wichtig, um Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu sichern – viele waren nicht besonders IT-affin.
  • Zukünftige Erweiterbarkeit für ein E-Commerce-Kundenportal und erweitertes Qualitätsmanagement sollte gegeben sein.

Ruetech empfahl eine Odoo-Implementierung als optimale Lösung für diese Anforderungen. Dank der modularen Architektur von Odoo konnten wir mit den Kernanwendungen starten und später bei Bedarf ausbauen. Unser Lösungskonzept umfasste folgende Bausteine:

  • Verkauf & CRM: Zur Verwaltung von Kundenaufträgen, Angeboten und Kommunikation an einem zentralen Ort.
  • Lager & Einkauf: Um Bestandsänderungen automatisch zu verbuchen, Stücklisten abzubilden (da Müller Maschinenbau Produkte aus vielen Einzelteilen montiert) und Nachbestellungen effizient abzuwickeln.
  • Fertigung (MRP): Um Fertigungsaufträge direkt aus Kundenbestellungen zu erstellen, Arbeitsaufträge für jede Maschine zu planen und die Kapazität der Arbeitsplätze im Blick zu behalten. Das Workcenter-Modul von Odoo, mit Tablet-Bedienung direkt in der Werkstatt, wurde eingeführt, damit Mitarbeiter den Fertigungsfortschritt in Echtzeit zurückmelden können.
  • Buchhaltung: Voll integriert mit Verkauf und Einkauf – sobald ein Auftrag versandt wird, erzeugt Odoo automatisch eine Rechnung in der Buchhaltung. Zudem implementierten wir einen Schnittstellen-Export zu DATEV, damit die Finanzbuchhaltung Jahresabschlüsse im gewohnten Format erstellen kann.
  • Individuelles Qualitätsmanagement-Modul: Die Entwickler von Ruetech bauten ein kleines Zusatzmodul in Odoo, um Qualitätsprüfungen in verschiedenen Fertigungsstufen zu erfassen. Denn Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle sind in Müllers Branche essenziell (insbesondere wegen der Einhaltung von ISO-Normen).

Während der gesamten Consideration-Phase hielten wir die Kommunikation offen. Fallstudien und Demos spielten eine wichtige Rolle. Wir zeigten ähnliche Projekte (anonymisiert), bei denen Fertigungs-Kunden durch Odoo beeindruckende Verbesserungen erzielten – beispielsweise eine 30% kürzere Durchlaufzeit von Bestellung bis Auslieferung. Zudem organisierten wir ein Referenzgespräch mit einem unserer früheren Kunden aus der Fertigungsbranche, sodass das Team von Müller Maschinenbau offen Fragen zum Einsatz von Odoo stellen konnte. Diese Transparenz schaffte Vertrauen, dass Odoo die richtige Wahl war.

Höhepunkte der Implementierung und gemeisterte Hürden

Nachdem sich Müller Maschinenbau für Odoo mit Ruetech als Partner entschieden hatte, startete das Projekt in die Umsetzung. Bereits in der Consideration-Phase ist es hilfreich, einen Eindruck zu bekommen, was eine Implementierung ausmacht – so kann man den Aufwand gegen den Nutzen abwägen. Hier einige Highlights und Lerneffekte aus dieser Fallstudie:

  • Schrittweises Vorgehen: Wir wählten eine gestufte Einführung. Phase 1 umfasste Verkauf, Lager, Einkauf und grundlegende Buchhaltung – also im Wesentlichen den Kernprozess vom Auftrag bis zur Rechnung. Phase 2 integrierte dann das Fertigungsmodul und die Qualitätskontroll-Funktionen. Dieser Ansatz hatte den Vorteil, dass das Unternehmen bereits nach ca. 3 Monaten erste Früchte tragen konnte, und die fortgeschrittenen Funktionen kurz darauf folgten.
  • Datenmigration: Ein wesentlicher Punkt war die Übernahme der Altdaten. Müller Maschinenbau hatte 5 Jahre Verkaufsdaten im Altsystem und tausende Lagerartikel in Excel-Listen. Ruetech erstellte Importskripte für Odoo, um die Daten bereinigt und konsolidiert zu übertragen. Wir planten ein Umstellungs-Wochenende, an dem Anfangsbestände, Lagerbestände und offene Aufträge ins neue System geladen wurden. KMU sollten in dieser Phase den Zustand ihrer vorhandenen Daten bedenken – z.B. lohnt es sich, Kunden- und Lieferantendaten vorab zu bereinigen, um einen reibungslosen Import zu ermöglichen.
  • Schulung und Change Management: Ein neues System kann einschüchternd wirken. Ruetech führte zweisprachige Schulungen durch (überwiegend auf Deutsch, mit englischen Fachbegriffen wo nötig) für unterschiedliche Anwendergruppen – Lagerpersonal, Vertrieb, Management. Indem wir Endanwender früh einbanden und ihre Bedenken ernst nahmen, gelang die Umstellung deutlich einfacher. Tatsächlich wurden einige Mitarbeiter, die anfangs skeptisch waren, zu richtigen Befürwortern, als sie merkten, wieviel Zeit ihnen z.B. beim Erstellen von Lieferscheinen plötzlich erspart blieb.
  • Lokalisierung: Wir konfigurierten Odoo vollständig auf Deutsch – von der Benutzeroberfläche bis zu den Belegen. Rechnungen erhielten alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, und wir installierten das GoBD-Modul für prüfungssichere Datenhaltung​odoo-bs.com. Dies gab besonders der Finanzabteilung das Vertrauen, dass das neue System den deutschen Anforderungen gerecht wird.
  • Herausforderungen: Nicht alles verlief ohne Stolpersteine. In Phase 2, bei der Einführung des Fertigungsmoduls, traten Planungsprobleme auf, da Müller einen sehr individuellen Produktionsprozess hat. Dies machte eine Anpassung im Planungsalgorithmus von Odoo nötig. Dank der offenen Architektur von Odoo und der Entwicklungs-Erfahrung von Ruetech konnten wir das System an den Sonderfall anpassen. Die Lehre für die Consideration-Phase: Kein ERP deckt von Haus aus 100% jeder erdenklichen Anforderung ab, aber Odoos Flexibilität erlaubt maßgeschneiderte Lösungen – und hier zahlt sich die Erfahrung des Implementierungspartners aus.

Ergebnisse: Greifbare Verbesserungen durch Odoo

Bereits 6 Monate nach dem ersten Go-Live hatte sich der Betrieb bei Müller Maschinenbau spürbar gewandelt. Diese Resultate können jedem KMU in der Consideration-Phase einen Eindruck des möglichen ROI einer Odoo-Einführung vermitteln:

  • Integrierte Daten, bessere Entscheidungen: Das Management hat nun ein Dashboard, das einen Live-Überblick über alle wichtigen Kennzahlen bietet – offene Aufträge, Produktionsrückstände, Lagerwert, Finanzstatus – alles auf einen Blick. Entscheidungen werden datenbasiert getroffen. Was früher wöchentlicher Abstimmungen und Excel-Tabellen bedurfte, ist jetzt in Sekundenschnelle abrufbar. Das erhöht die Reaktionsfähigkeit erheblich.
  • Effizienzgewinne: Durch den Wegfall manueller Prozesse wurden hunderte Arbeitsstunden eingespart. Die Auftragsabwicklung, die früher doppelte Dateneingaben in verschiedenen Systemen erforderte, läuft jetzt in einem einzigen, schlanken Workflow. Beispielsweise ist die Erstellung eines Fertigungsauftrags aus einer Kundenbestellung nun ein einziger Klick. Fehlerquoten bei Aufträgen sanken deutlich, da weniger manuell übertragen werden muss.
  • Termintreue und Kundenzufriedenheit: Vielleicht der wichtigste Erfolgsfaktor – Müller Maschinenbau konnte seine Lieferzuverlässigkeit drastisch verbessern. Vor Odoo wurden zugesagte Liefertermine in etwa 70% der Fälle gehalten. Nach der Implementierung stieg dieser Wert auf ca. 90%. Eine Untersuchung bei einem anderen Hersteller, der Odoo nutzt, zeigte eine Verbesserung der termingerechten Lieferungen um 50%​portcities.net, und Müllers Erfahrung geht in dieselbe Richtung. Diese gesteigerte Verlässlichkeit führte zu zufriedeneren Kunden und sogar zu Neuaufträgen, da sich die Reputation für Pünktlichkeit herumsprach.
  • Optimierte Lagerhaltung: Dank besserer Bestandsführung und automatisierter Nachbestellungen gehören Materialengpässe der Vergangenheit an. Das Einkaufsteam konnte mittels Odoo-Frühwarnungen benötigte Teile rechtzeitig disponieren. Gleichzeitig sanken die Lagerbestände dort, wo zu viel gebundenes Kapital schlummerte – nach Analyse und Optimierung reduzierte Müller Überbestände um 15%.
  • Motivierte Mitarbeiter: Interessanterweise verbesserte sich auch die Stimmung im Unternehmen. Mitarbeiter in Produktion und Vertrieb erlebten weniger Frust, da sie nun die richtigen Werkzeuge an der Hand hatten, um ihre Arbeit zu erledigen. Die Kollegen in der Werkstatt begrüßten die Tablet-Lösung für Arbeitsaufträge (kein mühseliges Papieren mehr), und der Vertrieb schätzte es, während Kundentelefonaten sofort Auskunft zu Verfügbarkeiten und Auftragsstatus geben zu können. Insgesamt fühlte sich das Team ermächtigt und hatte das Gefühl, die Prozesse endlich im Griff zu haben.

Diese Ergebnisse zeigen, dass sich in der Consideration-Phase bei Müller Maschinenbau die Frage „Ist das die richtige Lösung?“ klar mit „Ja, und es zahlt sich aus!“ beantworten ließ.

Zentrale Erkenntnisse für KMU in der Bewertungsphase

Was können andere deutsche KMU aus dieser Geschichte lernen, wenn sie ein ERP – insbesondere Odoo mit Ruetech als Partner – in Betracht ziehen?

  1. Gründliche Bedarfsanalyse: Stürzen Sie sich nicht vorschnell in den Softwarekauf, ohne Ihre Prozesse genau zu kennen. Arbeiten Sie mit Experten zusammen (wie Ruetech), die sich Zeit nehmen, Ihr Geschäft zu verstehen. So stellen Sie sicher, dass die in Betracht gezogene Lösung wirklich zu Ihren Anforderungen passt.
  2. Setzen Sie auf Demos und Referenzen: Sehen heißt glauben. Bitten Sie um Live-Demos, die auf Ihre Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Sprechen Sie, wenn möglich, mit bestehenden Odoo-Anwendern. Ruetech vermittelt oft Gespräche mit Referenzkunden, denn wir sind überzeugt: Ein gut informierter Kunde trifft die besten Entscheidungen.
  3. Flexibilität und Gesamtkosten berücksichtigen: Beim Vergleich verschiedener ERP-Optionen punktete Odoo bei Müller mit Flexibilität (open-source Kern, unzählige Module) und Wirtschaftlichkeit. Es gab keine hohen Lizenzgebühren für jedes zusätzliche Modul, und Anpassungen ließen sich nach Bedarf schrittweise umsetzen. Dieser modulare Ansatz ist ideal für KMU, die auf’s Budget achten müssen und sich Spielraum für Weiterentwicklungen wünschen.
  4. Auf langfristige Partnerschaft achten: Die Fallstudie zeigt auch, wie wertvoll ein guter Partner ist. Ruetech hat nicht nur Software bereitgestellt, sondern vom Konzept bis weit nach dem Go-Live eng begleitet. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung also auch die Erfahrung und das Angebot des Partners. Ein lokaler Partner, der die deutsche Geschäftskultur und Sprache versteht, kann die Einführung erheblich erleichtern.
  5. Bereiten Sie Ihr Team auf Veränderung vor: Jede ERP-Einführung bringt Veränderungen in der Arbeitsweise mit sich. Planen Sie schon in der Consideration-Phase Trainings- und Change-Management-Maßnahmen ein. Beziehen Sie Schlüsselpersonen frühzeitig ein. In unserer Geschichte schlug anfängliche Skepsis in Begeisterung um, als das Team die Vorteile erkannt hat. Dieser Wandel gelingt umso besser, je mehr Sorgen offen angesprochen und die Benutzerfreundlichkeit sichergestellt sind (hier konnte Odoo mit einer modernen, intuitiven Oberfläche punkten).

Zusammengefasst geht es in der Consideration-Phase darum, Belege zu sammeln und Vertrauen aufzubauen. Durch das Studium realer Erfolgsgeschichten wie dieser können sich KMU vorstellen, wie die eigene Transformation ablaufen könnte. Die Reise von Müller Maschinenbau mit Ruetech und Odoo zeigt, dass man die heutigen Herausforderungen mit der richtigen Technologie und dem richtigen Partner meistern kann – und dass greifbare betriebliche Verbesserungen die Folge sind. Wenn Sie nun Ihre Optionen abwägen, stellen Sie den praktischen Nutzen – gesteigerte Effizienz, bessere Daten, zufriedenere Kunden – der jetzigen Situation gegenüber. Ist Ihr Ziel, zu modernisieren und zu wachsen, dann kann eine bewährte Lösung wie Odoo, umgesetzt von einem erfahrenen Partner, der Katalysator sein, der Sie ans Ziel bringt.

Bewusstseinsstufe