Fallstudie: Logistik-ERP – 30 % kürzere Durchlaufzeiten durch Digitalisierung
Ein mittelständisches Transport- und Logistikunternehmen in Baden-Württemberg mit Schwerpunkt auf Stückgut- und Teilladungsverkehren stand vor der Herausforderung, seine gewachsene IT-Landschaft zu modernisieren. Gemeinsam mit Ruetech GmbH wurde Odoo als integrierte ERP-Plattform eingeführt – mit messbaren Erfolgen.
Ausgangssituation
Unternehmensprofil
- Branche: Spedition und Logistik
- Mitarbeiter: ca. 85 (davon 45 Fahrer)
- Fuhrpark: 35 Fahrzeuge (Lkw, Transporter, Wechselbrücken)
- Lagerstandorte: 2 Standorte mit insgesamt 8.000 m² Lagerfläche
- Tägliches Sendungsvolumen: 200-350 Sendungen
Problembeschreibung
Das Unternehmen arbeitete mit einer über 15 Jahre gewachsenen IT-Landschaft:
- Speditionssoftware: Veraltetes Dispositionssystem ohne Schnittstellen zu anderen Anwendungen
- Buchhaltung: Separates Buchhaltungsprogramm mit manueller Datenübernahme
- Flottenmanagement: Excel-Listen für Fahrzeugwartung, Tankabrechnungen und TÜV-Termine
- Kundenkommunikation: Sendungsstatus per Telefon oder E-Mail, keine Selbstbedienungsfunktion
- Lagerverwaltung: Papierbasiierte Prozesse ohne Barcode-Unterstützung
Die Folgen waren erheblich: Doppelerfassungen, Informationslücken zwischen Disposition und Abrechnung, verspätete Rechnungsstellung und mangelnde Transparenz für Kunden und Geschäftsführung.
Zielsetzung
Das Unternehmen formulierte klare Ziele für die ERP-Einführung:
- Durchgängige Prozesse: Vom Auftragseingang über Disposition und Transport bis zur Rechnungsstellung in einem System
- Echtzeit-Transparenz: Sendungsstatus und Unternehmenskennzahlen in Echtzeit
- Kundenportal: Selbstbedienung für Kunden mit Auftragseingabe und Sendungsverfolgung
- Flottenmanagement: Digitale Verwaltung des gesamten Fuhrparks
- Lagerdigitalisierung: Barcode-basierte Lagerprozesse
Lösung: Odoo mit branchenspezifischen Erweiterungen
Implementierter Funktionsumfang
Ruetech GmbH implementierte ein umfassendes Odoo-System:
Auftragsmanagement und Disposition:
- Digitaler Auftragseingang per EDI, E-Mail-Import und Kundenportal
- Dispositionsmodul mit Tourenplanung und Fahrzeugzuordnung
- Statusverfolgung über den gesamten Transportprozess
- Automatische Kundenbenachrichtigungen bei Statusänderungen
Flottenmanagement:
- Zentrale Fahrzeugverwaltung mit Dokumentenmanagement
- Wartungsplanung mit automatischen Erinnerungen (TÜV, UVV, Service)
- Tankkartenintegration und Verbrauchsauswertung
- Schadensmeldungen und Reparaturverfolgung
Lagerverwaltung:
- Barcode-basierte Ein- und Auslagerung
- Zwei-Standort-Verwaltung mit Bestandsübersicht
- Cross-Docking-Funktionalität für Umschlagsware
- Inventurmanagement mit Zähllisten
Kundenportal:
- Online-Auftragserteilung durch Kunden
- Echtzeit-Sendungsverfolgung
- Download von Lieferscheinen und Zustellnachweisen
- Rechnungsarchiv und Statistiken
Buchhaltung und Abrechnung:
- Automatische Rechnungsstellung nach Zustellung
- Flexible Preismodelle (Entfernung, Gewicht, Pauschale)
- DATEV-Export und GoBD-Konformität
- Offene-Posten-Management und Mahnwesen
Individuelle Entwicklungen
- Frachtberechnung: Custom-Modul für die automatische Frachtkostenberechnung mit Zuschlägen (Maut, Express, Gefahrgut)
- Fahrer-App: Mobile Anwendung für Fahrer mit Auftragsübersicht, Statusmeldungen und digitalem Zustellnachweis
- Telematik-Integration: Anbindung an das bestehende GPS-Telematiksystem für Echtzeit-Fahrzeugpositionen
- EDI-Schnittstellen: Automatischer Datenaustausch mit den fünf größten Kunden
Implementierungsprozess
Phasenweise Einführung
Das Projekt wurde in zwei Hauptphasen realisiert, um den laufenden Betrieb nicht zu gefährden:
Phase 1 (Monate 1-4): Kernprozesse
- Auftragsmanagement und Disposition
- Buchhaltung und Abrechnung
- Flottenmanagement
- Datenmigration aus Altsystemen
Phase 2 (Monate 5-7): Erweiterungen
- Lagerverwaltung mit Barcode
- Kundenportal
- Fahrer-App
- EDI-Schnittstellen
Erfolgsfaktoren
- Starkes Projektteam: Engagierte Key User aus Disposition, Lager und Verwaltung
- Iteratives Vorgehen: Regelmäßige Feedbackrunden zur Feinjustierung
- Parallelbetrieb: Altsystem und Odoo liefen vier Wochen parallel zur Absicherung
- Praxisnahe Schulungen: Schulung direkt am System mit realen Geschäftsdaten
Ergebnisse
Messbare Verbesserungen
Die Ergebnisse nach sechs Monaten Produktivbetrieb:
- 30 % kürzere Durchlaufzeiten: Vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung – durch Wegfall von Medienbrüchen und automatisierte Prozesse
- 25 % weniger Verwaltungsaufwand: Eliminierung von Doppelerfassungen und manuellen Datenübertragungen
- 40 % schnellere Rechnungsstellung: Automatische Rechnungserstellung nach Zustellbestätigung statt manueller Erfassung mit Verzögerung
- 95 % Zustellnachweis-Digitalisierung: Digitale Unterschriften ersetzen Papierbelege
- 20 % Steigerung der Kundenzufriedenheit: Gemessen über den Net Promoter Score nach Einführung des Kundenportals
Qualitative Verbesserungen
- Echtzeit-Überblick über Fahrzeugpositionen, Sendungsstatus und Auslastung
- Kunden können Sendungen eigenständig verfolgen – weniger Rückfragen im Kundenservice
- Proaktive Wartungsplanung reduziert ungeplante Fahrzeugausfälle
- Geschäftsführung hat Zugriff auf aktuelle Kennzahlen und Dashboards
Kundenstimme
„Mit Odoo haben wir endlich ein System, in dem alles zusammenläuft. Unsere Disponenten arbeiten schneller, unsere Kunden sehen in Echtzeit, wo ihre Sendung ist, und ich habe endlich den Überblick über die Zahlen, den ich brauche. Die Zusammenarbeit mit Ruetech war professionell und pragmatisch – genau so, wie wir es als Mittelständler brauchen."
– Geschäftsführer, Logistikunternehmen
Fazit
Diese Fallstudie zeigt, wie ein mittelständisches Logistikunternehmen durch die Einführung von Odoo seine Prozesse durchgängig digitalisiert und messbare Effizienzgewinne erzielt hat. Die Kombination aus Odoo-Standardmodulen und branchenspezifischen Erweiterungen durch Ruetech ermöglichte eine Lösung, die exakt auf die Anforderungen der Logistikbranche zugeschnitten ist.
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